La privacy a scuola: i dati degli studenti
Dai voti fino allo scuolabus, tutto ciò che non deve finire sul web.

di Paolo Marini
Avvocato in Firenze
Pubblicato il 11/09/2023

Privacy e data protection

Nei capitoli intestati alla “vita dello studente” e alla “pubblicazione online” il  Vademecum 2023 del Garante - “La scuola a prova di privacy” richiama l'attenzione dei titolari/istituti scolastici (e di tutti coloro che operano alle loro dipendenze) sulla necessità di seguire alcune regole precise nella gestione di operazioni che implicano il trattamento di dati personali e che, se eseguite in modo non corretto, potrebbero comportare, per esempio, un esubero di informazioni rispetto a quelle effettivamente necessarie, una lesione della riservatezza dei singoli, eccetera...
Sommario
1.	L'iscrizione a scuola
2.	La gestione dei dati nello svolgimento del servizio
3.	Rendimento scolastico ed esiti degli scrutini
4.	Pubblicazione online: in quali casi, in particolare, è inibita
5.	Comunicazione dati per orientamento, formazione e inserimento professionale	
1. L'iscrizione a scuola
La raccolta (effettuata attraverso il sistema di iscrizioni on line predisposto dal Ministero oppure attraverso moduli cartacei) è di regola la prima operazione di un qualsiasi (processo di) trattamento di dati personali. Nel caso di modulo di iscrizione on line, l'informativa ex art. 13 deve essere visualizzata prima dell'accesso alle pagine del modulo da compilare, mentre nella modalità tradizionale l’informativa sarà da allegare al modello di iscrizione cartacea. L'informativa può anche essere pubblicata sul sito web dell'istituto scolastico.
Ciò che si raccomanda è l'ovvio o, perlomeno, ciò che concettualmente è tale (anche perché i dubbi si affacciano poi sul piano operativo): nessuna informazione che non sia pertinente rispetto alla finalità di iscrizione deve essere raccolta, men che meno quando si tratti di categorie particolari di dati personali, in quanto “il trattamento di questi dati, oltre a dover essere espressamente previsto dalla normativa di settore, richiede infatti specifiche garanzie a tutela dei diritti degli interessati e della integrità e riservatezza dei dati”.
Nella nota del Ministero dell'Istruzione e del merito del 30.11.2022 si leggeva che “il modulo della domanda di iscrizione è strutturato in una parte generale, uguale per tutte le scuole, contenente i dati anagrafici di alunni/studenti e in una parte che ogni scuola può personalizzare con la richiesta di informazioni specifiche, attinte da un elenco di voci predefinite o anche aggiunte dalla scuola”. Al par. 2.4 (“Raccolta dei dati personali”) era quindi ribadito che gli istituti che intendessero integrare il modulo di iscrizione per offrire all'utenza ulteriori servizi “in base al proprio Piano triennale dell’offerta formativa e alle risorse disponibili”, dovevano farlo seguendo determinate istruzioni.
Le dette istruzioni non sono altro che la traduzione concreta dei principi codificati nell'art. 5 del Regolamento UE 2016/679 e, in particolare, dei principi di “limitazione della finalità” e di “minimizzazione dei dati”. A titolo di esempio, sarebbero “eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità delle iscrizioni i dati riferiti al titolo di studio e alla professione dei genitori e degli esercenti la responsabilità genitoriale di alunni/studenti”.
Ad ogni buon conto, il Ministero precisava nella nota che “le richieste di informazioni finalizzate all’accoglimento delle domande di iscrizione o per l’attribuzione di precedenze o punteggi nelle graduatorie/liste di attesa devono essere definite con delibera del Consiglio di istituto che evidenzi in maniera puntuale i motivi che rendono indispensabile la raccolta di informazioni ulteriori”.
2. La gestione dei dati nello svolgimento del servizio
Il tradizionale tema in classe è/può essere una miniera di dati, il supporto cartaceo ove l'alunno/interessato cristallizza affermazioni, opinioni, resoconti di fatti che già di per sé costituiscono un insieme di informazioni a carattere personale.
Lo svolgimento dei temi in classe, in quanto gli alunni/studenti siano chiamati a trattare del loro mondo personale e/o familiare, è un primo argomento all'attenzione del Garante ma è anzitutto un banco di prova per l'istituzione scolastica, che continuerà a fare ciò che da sempre si fa a scuola, semmai prestando o dovendo prestare attenzione a questioni che un tempo non rilevavano.
E così, nell'ipotesi in cui gli elaborati vengano letti in classe, deve affidarsi “alla sensibilità di ciascun insegnante la capacità di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali”, quando i temi contengano informazioni – diremmo - 'molto personali', meritevoli della giusta riservatezza.
Più “in generale, nelle varie iniziative didattiche, considerata la particolare interazione che caratterizza la relazione e il dialogo educativo tra docente e alunni occorre sempre tenere in considerazione l’interesse primario del minore e le eventuali conseguenze, anche sul piano relazionale, che potrebbero derivare dalla conoscibilità/ circolazione di informazioni personali o vicende familiari dell’alunno all’interno della classe o della comunità scolastica”.
Si conclude che “restano comunque validi gli obblighi di riservatezza già previsti per il corpo docente riguardo al segreto d’ufficio e professionale, nonché quelli relativi alla conservazione dei dati personali eventualmente contenuti nei temi degli alunni”.
Questi passaggi offrono lo spunto per alcune considerazioni, come schematicamente di seguito:
•	il problema è affrontato esplicitamente per i minori, dal momento che un alunno/studente maggiorenne potrebbe tranquillamente (decidere di) rinunciare ad ogni scrupolo di riservatezza relativamente alle informazioni che lo riguardano; tuttavia la premura e il rispetto di un certo grado di riservatezza non possono non ispirare il corpo docente nella gestione di qualunque aula, ancorché composta da allievi maggiorenni, posto nel caso di specie che l'inserimento/sussistenza di informazioni in un tema non permette di presumere la volontà dello studente di renderle tutte, indistintamente, conoscibili dai propri compagni di classe (e da chiunque altro);
•	una prassi di costante attenzione da parte del corpo docente alla posizione di limiti nella gestione di informazioni (delicate) all'interno della comunità d'aula e più in generale scolastica, è idonea anche a costituire un esempio fattivo, quotidiano per gli studenti e a favorire in costoro, minori e non, l'acquisizione graduale di una sensibilità e di una consapevolezza nell'uso e nelle modalità di uso dei dati (così come dei relativi supporti), tanto se riferiti alle loro stesse persone, quanto a maggior ragione se riferiti/riferibili agli altri;
•	quella che si è definita una “costante attenzione da parte del docente” può a sua volta implicare, da parte del titolare, la pianificazione e la realizzazione di interventi di sensibilizzazione/istruzione ad hoc, magari di 'forma'/durata leggera e agevolmente ripetibili, secondo le esigenze della situazione concreta.
Una particolare attenzione è da dedicare da parte degli istituti scolastici alle comunicazioni dirette alle famiglie, sempre da bilanciare “con l'esigenza di tutelare la personalità dei minori”, ai dati personali di natura sensibile che possono essere in gioco quando si ha a che fare con studenti con disabilità o disturbi specifici dell'apprendimento, quando nella gestione del servizio mensa si debbano fronteggiare le richieste delle famiglie legate a precetti religiosi o a stati di salute degli alunni.
Per tutte le varie situazioni che possono presentarsi vale la regola che le informazioni, per di più se di natura sensibile, debbono essere rese note e trattate soltanto da coloro che siano a ciò legittimati dalla normativa scolastica e/o da quella specifica di settore.
3. Rendimento scolastico ed esiti degli scrutini
Per quanto riguarda le informazioni su voti ed esami, salvo lo specifico regime di pubblicità relativo agli esiti degli esami di Stato, “non è ammessa la pubblicazione online degli esiti degli scrutini” e anche “la pubblicazione dei voti online costituisce una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva e non conforme all’attuale quadro normativo in materia di protezione dei dati”. Ne consegue che “gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole secondarie di primo e di secondo grado e di ammissione agli esami di Stato del secondo ciclo di istruzione vanno resi disponibili, con la sola indicazione “ammesso” e “non ammesso” alla classe successiva, (ivi compresi, per le classi finali, i crediti scolastici attribuiti ai candidati) nell’area riservata del registro elettronico cui possono accedere solo gli studenti della classe di riferimento”.
Quanto ai voti riportati nelle varie discipline dall’alunno, essi sono invece indicati nell’area riservata del registro elettronico cui accede, con le proprie credenziali, esclusivamente il singolo studente. Nel caso in cui l'istituto sia sprovvisto di registro elettronico, è consentita “l'affissione dei tabelloni”, evitandovi in ogni caso l'inserimento di qualsiasi informazione non pertinente.
4. Pubblicazione online: in quali casi, in particolare, è inibita
Le scuole di ogni ordine e grado sono obbligate ad una serie di adempimenti previsti dalle disposizioni normative in materia di pubblicità e trasparenza della pubblica amministrazione. Tuttavia gli istituti scolastici debbono anche prestare attenzione a non rendere accessibili informazioni riservate o a mantenerle on line oltre il tempo consentito,
Per facilitare la corretta applicazione della normativa in materia di pubblicità e trasparenza della pubblica amministrazione, il Garante fin dal 2014 forniva indicazioni e chiarimenti con le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati”, ora in corso di aggiornamento, mentre per i documenti non liberamente disponibili on line restano valide le norme che regolano presupposti, limiti e condizioni per l’accesso (Legge n. 241/1990 e D.Lgs. n. 33/2013).
Salvo quanto sopra, in particolare:
•	non è consentita la diffusione attraverso il sito web istituzionale dei dati relativi alla composizione delle classi; semmai è consentita (per lo più solo in via residuale, qualora l’istituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico o sia impossibilitata ad utilizzare strumenti di comunicazione telematica dei dati) la pubblicazione al tabellone esposto nella bacheca scolastica dei nominativi degli studenti distinti per classi e anche in tale caso gli elenchi relativi alla composizione delle classi “devono contenere i soli nominativi degli alunni”;
•	non è consentita la pubblicazione, anche nella bacheca scolastica, del nome e cognome degli studenti le cui famiglie siano morose nel pagamento della retta o del servizio mensa e non può essere diffuso l’elenco degli studenti, appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli, che usufruiscono gratuitamente di tale servizio; debbono bensì essere adottate tutte quelle cautele/accortezze idonee a precludere che soggetti non legittimati possano venire a conoscenza di informazioni idonee a rivelare la situazione economica delle famiglie degli alunni;
•	non è consentita neppure la pubblicazione online degli elenchi dei bambini che usufruiscono dei servizi di scuolabus indicando, tra l’altro, le rispettive fermate di salita-discesa o altre informazioni sul servizio.
5. Comunicazione dati per orientamento, formazione e inserimento professionale
Nella coda o parte finale del processo di trattamento dei dati della principale categoria di stakeholders del mondo scolastico si pone la questione del rapporto tra mondo scolastico e enti/imprese potenzialmente interessati a raccogliere i dati sugli esiti formativi, intermedi e finali, insieme eventualmente ad altri dati personali comunque pertinenti (ad esclusione delle particolari categorie di dati e dei dati relativi a condanne penali) al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale degli studenti anche all’estero.
Tra i destinatari di questi dati possono figurare anche soggetti privati e le informazioni possono essere comunicate per via telematica.
Ebbene, “le istituzioni del sistema nazionale di istruzione, i centri di formazione professionale regionale, le scuole private non paritarie, le istituzioni di alta formazione artistica e coreutica e le università statali e non” possono procedere ad effettuare le dette comunicazioni solo su richiesta degli studenti interessati e non senza aver previamente provveduto ad informarli debitamente.
( da www.altalex.com )